1、档案的收集归档

与我们签订人事代理协议的单位和个人，应将形成的人事档案材料在一个月内送交档案室归档。

2、档案及材料的借阅：

需要借用档案或材料的组织持单位介绍信，到中海智库填写《借档申请》和《档案借阅登记薄》办理借阅手续。档案借出时间不超过两周。逾期使用者，应办理续借手续。借阅到期后，应按时归还借用档案材料，确保材料完整归还，无涂改、无缺损，并由具有档案保管权利的部门封口盖章。

3、档案的转递：

需办理人事档案转出者，应先到中海智库办理提档手续，然后持介绍信到档案室提档；提档时，经办人填写《转出档案登记薄》并确认为所提档案后，由工作人员密封盖章转递档案。

4、出具证明材料：

档案室出具的各类证明都是依据档案材料记载的内容进行核查出证，对档案中无记载或无法查证的内容不予出具证明。出具的证明种类有：人事档案存档证明、政审证明、出生证明、无业证明等。办理证明材料者需携带本人身份证，本人不能够亲自办理者可以委托他人代为办理，需携带本人身份证复印件、委托书、受托人身份证原件。

5、办理大中专毕业生转正定级审批：

与青岛海智签订人事代理协议的单位，可以办理大中专毕业生转正定级手续，确定干部身份。

6、留学回国人员委托存档接收：

接收范围：具有青岛市市内四区（含高科园）户籍或工作单位注册地为市内四区（含高科园）的留学回国人员，可以单位或个人名义签订人事代理协议委托存档。

申请材料：

（一）基本材料

1、国家教育部出具的《国外学历学位认证书》副本；

2、国外成绩单原件及翻译件；

3、驻外使领馆出具的《留学回国人员证明》；

4、国内学籍档案材料。

（二）其他材料（视留学回国人员不同情况，需分别提供）

1、因私出国

（1）国内高中以上（含高中）因退学无学籍档案的，需提供校方出具的《退学证明》；

（2）国内获得专科以上（含专科）学历的，需提供高校学籍档案；

（3）X+Y项目，需提供国内校方出具的学习经历证明及成绩单；

（4）交流项目，需提供交流协议副本及项目简介公函（校方加盖公章）。

2、公派出国

需提供公派出国证明，包括项目名称、时间、批次、国外接收单位名称、专业等信息。

3、经教育部派遣已回国参加工作的留学人员

需提供《中华人民共和国教育部留学人员回国工作就业报到证》及用工材料。

执行程序

委托存档的单位或个人需持上述申请材料先到档案室审核，审核通过后与中海智库签订人事代理协议，办理存档手续。

注：拟出国留学人员也可以个人名义委托存档，需提供国内学籍及用工材料等，国外学历认证相关材料待回国后添加即可。